Angielski w księgowości – kluczowe zagadnienia – poradnik dla księgowych

Angielski dla księgowych – najważniejsze informacje

W obszarze finansów i rachunkowości angielski jest często językiem dominującym, zarówno w komunikacji z klientami, partnerami biznesowymi, jak i w korzystaniu z międzynarodowych standardów rachunkowości. Dlatego też umiejętność posługiwania się specjalistyczną terminologią, a także sprawna obsługa anglojęzycznego oprogramowania księgowego są kluczowe dla rozwoju zawodowego w tej dziedzinie.

Celem tego artykułu jest przedstawienie najważniejszych aspektów związanych z angielskim dla księgowych. Zaprezentowane zostaną podstawowe terminy finansowe, specjalistyczne słownictwo używane w komunikacji z klientami i partnerami biznesowymi, podstawowe funkcje najpopularniejszych programów księgowych, a także najczęściej stosowane skróty i akronimy. Dzięki temu artykułowi księgowi będą mogli poszerzyć swoją wiedzę, co pozwoli im skuteczniej działać w międzynarodowym środowisku i podniesie ich kompetencje zawodowe.

Język angielski w księgowości – spis treści

• Podstawowa terminologia księgowa – Wprowadzenie do najważniejszych pojęć używanych w księgowości, takich jak „assets” (aktywa), „liabilities” (pasywa), „equity” (kapitał własny), „revenue” (przychód) czy „expenses” (koszty).
• Rodzaje dokumentów finansowych – Opis najczęściej używanych dokumentów, takich jak „balance sheet” (bilans), „income statement” (rachunek zysków i strat) oraz „cash flow statement” (rachunek przepływów pieniężnych).
• Komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi – Przykłady fraz i wyrażeń używanych w korespondencji z klientami oraz partnerami biznesowymi, np. przy zapytaniach o faktury, wyjaśnianiu rozliczeń czy omawianiu warunków płatności. Wskazówki, jak pisać profesjonalne e-maile w języku angielskim.
• Specjalistyczne oprogramowanie księgowe – Przedstawienie najczęściej używanych programów księgowych, np. QuickBooks, Xero, czy Sage, oraz omówienie angielskich komend i terminologii związanej z ich obsługą.
• Angielskie skróty i akronimy w księgowości – Wskazanie najczęściej używanych i przydatnych skrótów w języku angielskim dotyczących księgowości.

Podstawowa terminologia księgowa po angielsku

W księgowości kluczowe jest zrozumienie i używanie poprawnej terminologii, aby móc komunikować się profesjonalnie i precyzyjnie w środowisku biznesowym. Oto najważniejsze pojęcia, które każdy księgowy powinien znać:

• Assets (Aktywa) – Wszystko, co firma posiada i co ma wartość, np. gotówka, nieruchomości, sprzęt biurowy.
  • Przykłady: „current assets” (aktywa obrotowe), „fixed assets” (aktywa trwałe), „intangible assets” (aktywa niematerialne).
• Liabilities (Pasywa) – Zobowiązania firmy, czyli to, co firma jest winna innym podmiotom.
  • Przykłady: „current liabilities” (zobowiązania krótkoterminowe), „long-term liabilities” (zobowiązania długoterminowe), „accounts payable” (zobowiązania wobec dostawców).
• Equity (Kapitał własny) – Różnica między aktywami a zobowiązaniami; odzwierciedla wartość, jaka należy do właścicieli firmy.
  • Przykłady: „owner’s equity” (kapitał właściciela), „retained earnings” (zyski zatrzymane).
• Revenue (Przychód) – Suma pieniędzy, jaką firma zarabia ze sprzedaży swoich produktów lub usług.
  • Przykłady: „sales revenue” (przychód ze sprzedaży), „service revenue” (przychód z usług).
• Expenses (Koszty) – Wydatki firmy związane z prowadzeniem działalności, takie jak wynagrodzenia pracowników, opłaty za energię czy czynsz.
  • Przykłady: „operating expenses” (koszty operacyjne), „administrative expenses” (koszty administracyjne), „interest expenses” (koszty odsetkowe).
• Profit (Zysk) – Różnica między przychodami a kosztami. Może występować w różnych formach:
  • „gross profit” (zysk brutto) – zysk przed odjęciem kosztów operacyjnych,
  • „net profit” (zysk netto) – zysk po odjęciu wszystkich kosztów.
• Depreciation (Amortyzacja) – Systematyczne rozłożenie kosztu aktywów trwałych na przestrzeni czasu.
  • Przykład: „straight-line depreciation” (amortyzacja liniowa), „accelerated depreciation” (przyspieszona amortyzacja).
• Inventory (Inwentarz) – Zapasy produktów lub materiałów, które firma przechowuje do dalszej sprzedaży lub produkcji.
  • Przykłady: „raw materials” (surowce), „finished goods” (wyroby gotowe).
• Accounts Receivable (Należności) – Kwoty należne firmie od klientów, którzy zakupili produkty lub usługi na kredyt.
• Accounts Payable (Zobowiązania) – Kwoty, które firma jest zobowiązana zapłacić dostawcom za towary lub usługi otrzymane na kredyt.
• Cash Flow (Przepływ środków pieniężnych) – Ruch gotówki w firmie, obejmujący wpływy i wydatki.
  • Przykłady: „cash inflow” (wpływy gotówkowe), „cash outflow” (wypływy gotówkowe).
• Budget (Budżet) – Plan finansowy, określający przewidywane przychody i wydatki w określonym okresie.
  • Przykłady: „capital budget” (budżet kapitałowy), „operating budget” (budżet operacyjny).
• Tax (Podatek) – Obowiązkowe opłaty na rzecz państwa.
  • Przykłady: „income tax” (podatek dochodowy), „VAT – Value Added Tax” (podatek od wartości dodanej, VAT).

Zrozumienie powyższych pojęć jest fundamentalne dla każdego księgowego pracującego w międzynarodowym środowisku, ponieważ umożliwia skuteczną komunikację z partnerami biznesowymi, klientami i innymi działami firmy.

Rodzaje dokumentów finansowych po angielsku

Zrozumienie i umiejętność posługiwania się dokumentami finansowymi to kluczowe kompetencje w pracy księgowego. Dokumenty te są podstawowym źródłem informacji o kondycji finansowej przedsiębiorstwa, dlatego należy znać ich nazwy oraz strukturę w języku angielskim. Oto omówienie najważniejszych z nich:

• Balance Sheet (Bilans) – To zestawienie przedstawiające aktywa, pasywa i kapitał własny firmy na dany dzień. Pozwala ocenić, jaka jest struktura majątku przedsiębiorstwa oraz jego zobowiązań.
  • Przykłady terminologii:
    • Assets (Aktywa) – Wspomniane wcześniej elementy majątku firmy.
    • Liabilities (Pasywa) – Zobowiązania przedsiębiorstwa.
    • Equity (Kapitał własny) – Kapitał wniesiony przez właścicieli lub zgromadzony z zysków.
• Income Statement (Rachunek zysków i strat) – Dokument ten pokazuje, jakie przychody i koszty poniosła firma w danym okresie oraz jaki był osiągnięty zysk lub poniesiona strata.
  • Przykłady terminologii:
    • Revenue (Przychód) – Przychody ze sprzedaży towarów lub usług.
    • Cost of Goods Sold (COGS) (Koszt sprzedanych towarów) – Koszt wytworzenia lub zakupu towarów sprzedanych w danym okresie.
    • Gross Profit (Zysk brutto) – Przychody minus koszt sprzedanych towarów.
    • Operating Expenses (Koszty operacyjne) – Koszty związane z bieżącą działalnością firmy, np. wynagrodzenia pracowników, czynsz, energia elektryczna.
    • Net Profit (Zysk netto) – Końcowy wynik finansowy po odjęciu wszystkich kosztów i podatków.
• Cash Flow Statement (Rachunek przepływów pieniężnych) – Dokument, który przedstawia przepływy gotówkowe w przedsiębiorstwie, ukazując, ile gotówki wpływa i wypływa z firmy w określonym czasie.
  • Przykłady terminologii:
    • Operating Activities (Działalność operacyjna) – Przepływy gotówkowe związane z podstawową działalnością firmy, np. wpływy ze sprzedaży towarów/usług, wypłaty wynagrodzeń.
    • Investing Activities (Działalność inwestycyjna) – Przepływy związane z zakupem i sprzedażą aktywów długoterminowych, np. zakup sprzętu, inwestycje w nieruchomości.
    • Financing Activities (Działalność finansowa) – Przepływy wynikające z pozyskiwania i spłaty kapitału, np. zaciąganie kredytów, emisja akcji, wypłata dywidend.
• Statement of Changes in Equity (Rachunek zmian w kapitale własnym) – Dokument przedstawiający zmiany w kapitale własnym firmy w danym okresie, np. zyski zatrzymane, emisje nowych akcji, dywidendy.
  • Przykłady terminologii:
    • Retained Earnings (Zyski zatrzymane) – Część zysku, która nie została wypłacona jako dywidenda, lecz została reinwestowana w firmę.
    • Dividends (Dywidendy) – Część zysku wypłacana akcjonariuszom.
• Trial Balance (Obrotówka) – Zestawienie sald wszystkich kont księgowych na dany moment. Jest to narzędzie służące do sprawdzania poprawności księgowań przed sporządzeniem bilansu.
  • Przykłady terminologii:
    • Debit (Winien) – Wartości wpisywane po stronie debetowej konta.
    • Credit (Ma) – Wartości wpisywane po stronie kredytowej konta.

Każdy z tych dokumentów jest niezbędny do analizy finansowej przedsiębiorstwa i pomaga w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych.

Komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi po angielsku

Komunikacja jest kluczowym elementem pracy księgowego, zwłaszcza w międzynarodowym środowisku biznesowym. Dlatego ważne jest, aby umieć korzystać z profesjonalnych zwrotów i wyrażeń w języku angielskim w kontaktach z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi. Poniżej przedstawiam przykłady fraz, które są często używane w różnych sytuacjach księgowych.

Korespondencja po angielsku dotycząca faktur

• We would like to inquire about the status of invoice number [12345].
  Chcielibyśmy zapytać o status faktury numer [12345].
• Could you please confirm the payment date for the invoice issued on [date]?
  Czy mogliby Państwo potwierdzić datę płatności faktury wystawionej dnia [data]?
• We have noticed a discrepancy in the invoice total. Could you please clarify?
  Zauważyliśmy rozbieżność w kwocie faktury. Czy mogliby Państwo to wyjaśnić?
• The invoice amount is overdue. We kindly request immediate payment.
  Kwota faktury jest zaległa. Uprzejmie prosimy o natychmiastową płatność.

Wyjaśnianie rozliczeń po angielsku

• According to our records, there is an outstanding balance of [amount] on your account.
  Zgodnie z naszymi danymi, na Państwa koncie widnieje zaległe saldo w wysokości [kwota].
• Please find attached a detailed breakdown of your account statement.
  W załączniku przesyłamy szczegółowe zestawienie Państwa konta.
• We would appreciate it if you could settle this balance at your earliest convenience.
  Będziemy wdzięczni, jeśli uregulują Państwo to saldo w najbliższym możliwym terminie.

Omawianie warunków płatności w języku angielskim

• Our standard payment terms are net 30 days from the invoice date.
  Nasze standardowe warunki płatności to 30 dni od daty wystawienia faktury.
• We offer a [2%] discount for early payment within [10 days].
  Oferujemy [2%] rabatu za wcześniejszą płatność w ciągu [10 dni].
• Could you please provide your bank details for the transfer?
  Czy mogliby Państwo podać dane bankowe do przelewu?

Negocjowanie warunków współpracy po angielsku

• We are open to discussing a potential extension of the payment terms.
  Jesteśmy otwarci na omówienie ewentualnego przedłużenia warunków płatności.
• Could we arrange a meeting to discuss the terms of the contract in more detail?
  Czy moglibyśmy umówić się na spotkanie w celu omówienia warunków umowy w bardziej szczegółowy sposób?
• Please let us know if you have any questions or concerns regarding the proposed agreement.
  Proszę dać nam znać, jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące proponowanej umowy.

Przesyłanie raportów i zestawień

• Attached you will find the financial report for the last quarter.
  W załączniku znajdą Państwo raport finansowy za ostatni kwartał.
• Please review the enclosed document and let us know if any adjustments are required.
  Proszę przejrzeć załączony dokument i dać nam znać, czy są potrzebne jakieś korekty.
• We have updated the account statement as requested. Please find the revised version attached.
  Zaktualizowaliśmy zestawienie konta zgodnie z Państwa prośbą. W załączniku znajduje się poprawiona wersja.

Posługiwanie się takimi frazami w codziennej komunikacji z klientami i partnerami biznesowymi pozwala na budowanie profesjonalnego wizerunku, ułatwia zrozumienie i sprawia, że współpraca przebiega płynnie i efektywnie.

Specjalistyczne oprogramowanie księgowe

Współczesna księgowość opiera się w dużej mierze na specjalistycznym oprogramowaniu, które umożliwia efektywne prowadzenie ewidencji finansowej, generowanie raportów i zarządzanie danymi finansowymi. Księgowi pracujący w międzynarodowym środowisku często korzystają z popularnych programów w języku angielskim, takich jak QuickBooks, Xero, Sage czy Microsoft Dynamics 365 Finance. Umiejętność obsługi tych narzędzi z zastosowaniem anglojęzycznej terminologii jest zatem niezbędna. Poniżej przedstawiamy omówienie najważniejszych funkcji i pojęć związanych z tym oprogramowaniem.

Podstawowe funkcje i komendy

• Create Invoice (Wystaw fakturę) – Funkcja umożliwiająca tworzenie faktur dla klientów. W programie można wprowadzić dane klienta, opis towaru/usługi oraz kwotę.
• Record Payment (Zaksięguj płatność) – Opcja służąca do rejestrowania płatności od klientów lub do dostawców.
• Generate Report (Generuj raport) – Funkcja umożliwiająca tworzenie różnego rodzaju raportów finansowych, takich jak „Profit and Loss Statement” (Rachunek zysków i strat) czy „Balance Sheet” (Bilans).
• Bank Reconciliation (Uzgadnianie bankowe) – Proces porównywania zapisów bankowych z ewidencją księgową w celu wykrycia ewentualnych rozbieżności.
• Adjust Journal Entries (Koryguj zapisy księgowe) – Opcja umożliwiająca wprowadzanie korekt do ksiąg rachunkowych, np. w przypadku błędów lub konieczności zaksięgowania dodatkowych operacji.

Przykłady raportów i zestawień

• Trial Balance (Obrotówka) – Raport przedstawiający saldo wszystkich kont księgowych na dany moment. Jest niezbędny do sprawdzenia, czy bilans jest zrównoważony.
• Aged Receivables Report (Raport należności przeterminowanych) – Zestawienie pokazujące, które faktury wystawione klientom są niezapłacone oraz jak długo są one zaległe.
• Aged Payables Report (Raport zobowiązań przeterminowanych) – Zestawienie wszystkich nieuregulowanych zobowiązań wobec dostawców wraz z informacją o terminach płatności.

Terminologia po angielsku związana z księgowaniem w oprogramowaniu

• Chart of Accounts (Plan kont) – Lista wszystkich kont używanych w firmie do ewidencjonowania transakcji finansowych. Każde konto ma przypisany numer i nazwę, np. „Sales Revenue” (Przychody ze sprzedaży) czy „Accounts Payable” (Zobowiązania wobec dostawców).
• Tax Codes (Kody podatkowe) – Zestaw kodów używanych do oznaczania rodzaju podatku związanego z daną transakcją, np. „VAT 23%” (podatek VAT 23%).
• General Ledger (Księga główna) – Główna ewidencja, w której zapisywane są wszystkie transakcje firmy. Księga ta stanowi podstawę do sporządzania bilansu i rachunku zysków i strat.
• Depreciation Schedule (Harmonogram amortyzacji) – Narzędzie w oprogramowaniu, które pozwala śledzić wartość aktywów firmy oraz sposób, w jaki są one amortyzowane w czasie.

Integracja oprogramowania z innymi systemami

Wiele programów księgowych umożliwia integrację z innymi systemami, co ułatwia zarządzanie finansami firmy:

• Integration with Bank Accounts (Integracja z kontami bankowymi) – Pozwala na automatyczne importowanie transakcji bankowych do systemu księgowego, co przyspiesza proces uzgadniania rachunków.
• Payroll Integration (Integracja z systemem płacowym) – Umożliwia automatyczne naliczanie i księgowanie wynagrodzeń pracowników.
• Inventory Management (Zarządzanie zapasami) – W przypadku firm handlowych czy produkcyjnych, oprogramowanie księgowe często jest zintegrowane z systemem zarządzania zapasami, co ułatwia monitorowanie stanu magazynu oraz kosztów związanych z zakupem i sprzedażą towarów.

Korzyści z umiejętności korzystania z oprogramowania księgowego w języku angielskim

Dobra znajomość anglojęzycznego oprogramowania księgowego jest nie tylko dużym atutem na rynku pracy, ale także pozwala na sprawną komunikację z zagranicznymi klientami, partnerami biznesowymi i współpracownikami. Pozwala to również na dostęp do najnowszych narzędzi i funkcji, które często są wprowadzane najpierw w wersjach anglojęzycznych. Ponadto, wiedza ta umożliwia księgowym skuteczne uczestnictwo w szkoleniach, kursach i seminariach międzynarodowych, co przekłada się na rozwój zawodowy. Znajomość terminologii oraz funkcji oprogramowania księgowego w języku angielskim stanowi istotny element profesjonalizmu i efektywności pracy księgowego.

Angielskie skróty i akronimy w księgowości

Skróty i akronimy są powszechnie używane w anglojęzycznej terminologii księgowej, zarówno w dokumentach, jak i w codziennej komunikacji zawodowej. Ich znajomość jest kluczowa dla efektywnego zrozumienia raportów finansowych, analiz, a także komunikacji z klientami i partnerami biznesowymi. Poniżej przedstawiam zestawienie najważniejszych skrótów używanych w księgowości wraz z ich wyjaśnieniem.

Skróty związane z dokumentami finansowymi

• P&L (Profit and Loss Statement) – Rachunek zysków i strat. Dokument przedstawiający przychody, koszty i wynik finansowy firmy w danym okresie.
• BS (Balance Sheet) – Bilans. Zestawienie aktywów, pasywów i kapitału własnego firmy na określony dzień.
• CF (Cash Flow Statement) – Rachunek przepływów pieniężnych. Dokument pokazujący przepływy gotówki w firmie, czyli wpływy i wydatki w danym okresie.

Skróty dotyczące wskaźników finansowych

• ROI (Return on Investment) – Zwrot z inwestycji. Wskaźnik pokazujący, jak duży zwrot firma uzyskała z zainwestowanego kapitału.
• ROE (Return on Equity) – Zwrot z kapitału własnego. Wskaźnik mierzący rentowność kapitału zainwestowanego przez właścicieli firmy.
• EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) – Zysk operacyjny przed odliczeniem odsetek i podatków. Pokazuje, ile firma zarabia na swojej podstawowej działalności operacyjnej.
• EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) – Zysk operacyjny przed odliczeniem odsetek, podatków, amortyzacji i deprecjacji. Jest to wskaźnik rentowności, który pokazuje, ile firma zarabia przed uwzględnieniem kosztów finansowych i amortyzacji.

Skróty w codziennej pracy księgowego

• AP (Accounts Payable) – Zobowiązania wobec dostawców. Kwoty, które firma jest winna za towary lub usługi otrzymane na kredyt.
• AR (Accounts Receivable) – Należności. Kwoty należne firmie od klientów za towary lub usługi sprzedane na kredyt.
• COGS (Cost of Goods Sold) – Koszt sprzedanych towarów. Wartość towarów lub usług sprzedanych w danym okresie.
• GL (General Ledger) – Księga główna. Podstawowa ewidencja finansowa firmy, w której rejestrowane są wszystkie transakcje.

Skróty związane z podatkami

• VAT (Value Added Tax) – Podatek od wartości dodanej, czyli podatek od towarów i usług.
• GST (Goods and Services Tax) – Podatek od towarów i usług (stosowany m.in. w krajach takich jak Kanada, Australia, Nowa Zelandia).
• IRS (Internal Revenue Service) – Urząd skarbowy w Stanach Zjednoczonych odpowiedzialny za pobieranie podatków i egzekwowanie przepisów podatkowych.
• CIT (Corporate Income Tax) – Podatek dochodowy od osób prawnych.

Dlaczego znajomość skrótów i akronimów w języku angielskim jest ważna?

Znajomość anglojęzycznych skrótów i akronimów pozwala na sprawną komunikację w środowisku międzynarodowym oraz umożliwia szybkie zrozumienie dokumentacji finansowej, raportów czy analiz. Jest to szczególnie istotne dla księgowych pracujących dla zagranicznych klientów lub w firmach prowadzących działalność na rynkach międzynarodowych. Dzięki tej wiedzy księgowy może swobodnie uczestniczyć w spotkaniach, negocjacjach czy przygotowywaniu anglojęzycznych raportów finansowych, co podnosi jego wartość jako specjalisty i ułatwia budowanie profesjonalnych relacji biznesowych.